In-, door- en uitstroom
De gemeente Schagen vindt het belangrijk om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven. We investeren daarom continue in ruime opleidingsmogelijkheden, loopbaanontwikkeling maar ook besteden we aandacht aan werkgeluk. Ondanks dat de arbeidsmarkt momenteel een lastige is, zijn wij er trots op dat we door te investeren in het zijn van een aantrekkelijke werkgever we uitzonderlijk veel reacties krijgen op onze vacatures. We hebben hierdoor een behoorlijk percentage jonge mensen kunnen aannemen. 14% van de werknemers is < 35 jaar. Naast deze groep jonge instromers hebben we ook een paar medewerkers kunnen aannemen die 60+ zijn. We hebben daarbij vooral aandacht voor de juiste balans en de juiste persoon op de juiste plek.

In 2019 zullen er vanzelfsprekend weer medewerkers uitstromen. Daarnaast is de ambitie hoog en zijn er veel vacatures in te vullen, daarom investeren we in een recruiter die op een voor ons vernieuwende manier de juiste persoon op de juiste plek weet te krijgen. Daarnaast is het belangrijk om enerzijds mensen te boeien en anderzijds om mensen te binden en willen we ongewenste uitstroom voorkomen.

Ons intern mobiliteitsproces wordt met kracht voortgezet om de talenten en kwaliteiten van onze eigen medewerkers optimaal te blijven benutten. Mede hiertoe is per 1 januari 2019 een nieuw geavanceerd e-HRM-systeem beschikbaar. Daarmee wordt de gesprekscyclus tussen management en de medewerkers goed gemoderniseerd en gefaciliteerd om de resultaat- en ontwikkelafspraken invulling te geven.

Personeelsformatie

De investering in personeel, om aan de bestuurlijke ambities uit het coalitieakkoord tegemoet te komen, betekent een toename van de personeelsformatie. Momenteel groeit de gemeente Schagen van 342 fte op 1 januari 2018 naar 390 fte op 1 januari 2019, waarbij er op dit moment 44 fte aan vacatureruimte is. Daarnaast hanteren we vanzelfsprekend een flexibele schil om conjuncturele invloeden, tijdelijke drukte, vervanging bij langdurig zieken en om verloop op te kunnen opvangen. De veranderende arbeidsmarkt brengt daarnaast met zich mee dat we voor bepaalde functies ook vaker externen inhuren. We zijn hier weloverwogen mee bezig en maken daarin bewuste keuzes omdat we ons realiseren dat dit gepaard gaat met hogere kosten.  

In 2019 willen we invulling geven aan de banenafspraak die voor de gemeentelijke sector is gemaakt. Als gevolg van o.a. jobcarving en de benodigde begeleiding van deze doelgroep betekent dit een structureel beroep op het personeelsbudget.

Trainees
Het succesvolle traineeprogramma krijgt in 2019 een vervolg, waarbij medewerkers aan de hand van gestructureerde werk- en ontwikkelprogramma’s zelf in de praktijk opgeleid worden voor functies waarin we moeilijk kunnen voorzien.

Ziekteverzuim en Arbo
De ambitie blijft terugdringing van het ziekteverzuim naar 4%. Met een nieuwe aanbesteding van de arbodienstverlening gaan we hier een moderniseringsslag mee maken.
Daarnaast blijft uiteraard preventie al onze aandacht krijgen bij de optimalisering van de arbeidsomstandigheden. Het verzuimpercentage voor 2017 lag op 6,5%. De cijfers tot op heden geven voor 2018 een iets lager beeld.

Arbeidsvoorwaarden en rechtspositie
De organisatie krijgt in 2019 te maken met de voorbereidingen voor de invoering van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA) per 1 januari 2020. Een aanzienlijke klus voor de medewerkers van de taakvelden P&O en Juridische zaken, die hierin gezamenlijk optrekken. Dit betekent eveneens een investering in werk en kennis. Hiermee wordt het private arbeidsrecht van toepassing op de arbeidsverhouding van onze medewerkers.

Mediation
Mediation is een andere manier van geschillenbeslechting die passend is binnen de informele sfeer die Schagen nastreeft. Met elkaar in gesprek gaan en samen maken leiden ertoe dat de mediationfunctie een plek zal krijgen binnen Schagen.

Pre-mediation
Ook zal gewerkt worden aan een organisatiebrede uitbreiding en verdieping van de gespreksvaardigheden om zoveel mogelijk de gesprekken, die we ook wel de informele aanpak hebben genoemd,  te laten plaatsvinden.  Dit alles moet leiden tot minder formele procedures en vanwege de geschilbeslechtende functie ervan, tot meer tevreden klanten, zowel intern als extern.

Verbeteren proces ambtelijk horen
Uit een evaluatieronde 'ambtelijk horen' zijn een aantal aspecten naar voren gekomen die een verbetering van het proces moeten opleveren. Hier gaat juridische zaken samen met de vakafdelingen aan werken.

Digitalisering
Een onderdeel van deze verbetering is het bouwen van een digitaal Workflowsysteem met ICT dat moet ertoe leiden dat het proces op een meer efficiënte manier wordt gevoerd en geadministreerd. Overigens geldt dit niet enkel voor het ambtelijk horen (bezwaarprocedures) maar tevens voor de beroeps- en klachtprocedures.

Legal scans
Het scannen van producten op de juridische kwaliteit zal een vervolg krijgen door gericht te gaan werken aan de verbeteringen die uit het scannen nodig zijn gebleken. Dit zal bijvoorbeeld gebeuren aan de hand van bepaalde trainingen en andere manieren van informatievoorziening.

Normalisering ambtenarenrecht.
Het jaar 2019 zal voor een groot deel in het teken komen te staan van een samenwerking met P&O om de (juridische) transitie naar het reguliere arbeidsrecht te laten plaatsvinden vanwege de inwerkingtreding van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren in 2020.

• Net als in 2018 streven we ernaar om in 2019 97% van de crediteurenfacturen binnen 7 werkdagen te kunnen betalen (thans 95)

Taakveld Inkoop houdt zich bezig met doelmatig en rechtmatig inkopen en aanbesteden. In 2019 start de organisatie met een verplichtingenadministratie. Vanuit inkoop koppelen we hier, via het lean-traject, het bestelproces en contract- en leveranciersbeheer bij aan.
Inkoop ontwikkelt zich in 2019 verder binnen het gecoördineerde inkoopmodel. Dit houdt in, dat de aanbestedingsprocedures worden begeleid en gecoördineerd door team Inkoop waarbij de vakafdeling er wel zo veel mogelijk bij betrokken wordt.

Wanneer Inkoop kansen ziet om inkooptrajecten van diverse afdelingen te combineren, worden deze benut. Daarbij ontstaan er meer kansen voor duurzaam en circulair inkopen maar waarbij nadrukkelijk ook aandacht is voor het MKB door deze meer kansen te bieden bij het aanbesteden.

Nieuw binnen de gemeente is Right to Challenge. Dit willen ook vanuit de inkoopkant faciliteren maar het mag niet in strijd zijn met de aanbestedingswet. Wij onderzoeken in hoeverre gebruik kan worden gemaakt van Right to Challenge als maatschappelijke vorm van aanbesteden. Naast Right to Challenge zullen wij zoals gezegd ook nadrukkelijk aandacht blijven houden voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

In 2019 blijven we werken aan het communicatiever maken van de organisatie. Dit doen we door bijvoorbeeld de lezersgerichtheid van onze brieven te meten en te verbeteren en het leren schrijven van begrijpelijke teksten. Daarnaast trainen we medewerkers op het gebied van social media. Hiermee zijn we nog meer in control op onze eigen communicatie.

De campagne ‘Samen werken aan geluk’ zetten we in 2019 voort. Extern draagt de campagne bij aan de beeldvorming over het werk van de gemeente en nodigt zij inwoners uit tot participatie. Intern helpt de campagne medewerkers vanuit de inwoners te leren communiceren en hun communicatieve vaardigheden te verbeteren.

Op dit moment beoordeelt onze accountant de interne beheersing positief. 2019 staat bij Control voor de groei naar een hoger niveau van volwassenheid. De verdere professionalisering moet onder meer worden gevonden in het risicomanagement en projectcontrol. Daarnaast gaan we, in lijn met het informatie gestuurd werken, cijfers en kengetallen meer visualiseren (een soort dashboard) om het Management Team beter inzicht te geven.

Informatisering en automatisering
Digitale overheidsagenda
In 2019 geven we uitvoering aan het overheidsprogramma ‘Digitale Agenda 2020’. Wij doen mee met de collectieve aanbesteding van een nieuwe gemeentelijke ICT-infrastructuur. Ook bereiden we de aansluiting voor op het Digitaal Stelsel Omgevingswet i.v.m. komende nieuwe wetgeving.

Zaakgericht werken
De digitale transformatie van de maatschappij en overheid vraagt om verdere digitalisering van de gemeentelijke informatievoorziening en dienstverlening.
In 2019 ligt de focus op het digitaliseren van processen en de zaakgerichte opslag van informatie. Wij gaan daarvoor het zakensysteem en het burgerportaal verder ontwikkelen.

Bedrijfscontinuïteit
We gaan het bedrijfscontinuïteitsplan nader uitwerken en onze ICT-omgeving in Amsterdam uitbreiden in het kader van de bedrijfscontinuïteit bij calamiteiten.

Informatiebeveiliging & privacy
De Europese wet AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) is in 2018 in werking getreden. Ook in 2019 blijven we alert op en gaan wij verder met diverse maatregelen op het gebied van bescherming van de privacy en informatiebeveiliging.

Innovatie
Het gebruik van data wordt steeds essentiëler voor de gemeentelijke taken en dienstverlening. Samen met het CBS pakken we in 2019 enkele gemeentelijke vraagstukken op die we gaan onderzoeken met toepassing van gegevensanalyse in het kader van de datagedreven gemeente.

Stuurinformatie
In 2019 gaan we het werken met een centraal dashboard (instrumentenpaneel) verder ontwikkelen. Door het gebruik van een kpi-dashboard kunnen we in één overzicht de voortgang en prestaties in de organisatie weergeven en sneller probleemgebieden analyseren.

In samenspraak met de raad gaan we in 2019 de raadszaal moderniseren en voorzien van verplaatsbaar meubilair en nieuwe technische voorzieningen. Dit in het kader van de flexibele organisatie en de wens van het gemeentebestuur om het publieke debat nieuw vorm te geven.

In 2019 gaan we verder met het efficiënter inrichten en continu verbeteren van onze werkprocessen vanuit de waarde voor onze klanten.
Van de 42 processen zijn er naar verwachting eind 2018 30 in de fase van continu verbeteren. In 2019 gaan we o.a. de resterende processen oppakken. Speerpunten hierbij zijn:

• Meer nadruk op kwaliteit dan kwantiteit; focus op klantwaarde;
• Klanten en medewerkers eerder in het proces betrekken;
• Investeren in leankennis binnen de organisatie;
• Borgen verbeteringen; beste werkwijze voor de klant als standaard werkwijze;
• Verminderen regels en administratieve lasten voor inwoners en bedrijven.

Lokaal sturen op geluk helpt ons om een goede overheid te zijn en daarmee een positieve invloed te hebben op het leven van inwoners . Met ons beleid om te sturen op geluk zijn we nu in de fase gekomen van doorontwikkelen en concretiseren. Want uiteindelijk is het natuurlijk van belang dat we – zoals het in het Coalitieprogramma 2018-2022 staat - doen ‘wat het beste is voor de inwoner’.

De Erasmus Universiteit deed onderzoek in onze gemeente en wees twaalf factoren aan die bijdragen aan geluk. Die twaalf factoren komen in deze begroting bij ieder resultaat terug onder de noemer maatschappelijke effecten. Daar kijken we in deze fase van doorontwikkeling nog eens goed naar: in hoeverre draagt ons werk bij aan deze effecten? En kunnen we dit verbeteren?

We houden ons werk nog eens goed tegen het licht met de vraag ‘Hoe kunnen wij in ons reguliere werk nog beter bijdragen aan de gewenste maatschappelijke effecten?’ Dit past binnen de cultuur van continu verbeteren en het verder ontwikkelen van de organisatie en versterkt deze verder. En dat komt uiteindelijk ten goede aan onze inwoners.

Het college moet jaarlijks, in het kader van artikel 213A, een onderwerp benoemen waar men zelf de doelmatigheid en doeltreffendheid van wil laten onderzoeken. Voor 2019 is gekozen voor het gebruik van software in de organisatie. Hoeveel applicaties gebruiken we, wat voor contracten hebben we afgesloten, welk bedrag betalen we voor de software, hoeveel medewerkers gebruiken de software, etc.